Nagy elhatározás született Kecskeméten

A vállalati folyamatok automatizálása, ésszerűsítése és hatékonyságának növelése érdekében a FAGÉPSZER Kft. 2008-ban bevezette az ISO 9001 minőségirányítási rendszert. Tervek és elképzelések szerint a rendszer működtetésével a cég növelni tudja ügyfelei kiszolgálásának és a nekik nyújtott szolgáltatások hatékonyságát.

Több éves információ-gyűjtés és elemzés után tavaly elhatároztam, hogy bevezetjük az ISO-t. Sok egymásnak ellentmondó információ birtokában húzódott a döntés. Sokáig úgy tűnt, hogy nem oszt, nem szoroz. A pozitív és negatív vélemények kiütötték egymást. Ekkor történt, hogy egy komoly beszállítói pályázaton emiatt majdnem meghiúsult a részvételünk. Ennek hatására született meg a döntés, hogy megcsináljuk a minőségirányítási rendszer bevezetését.

Célul tűztük ki, hogy üzemeltetésével, a szervezet működésének tökéletesítésével, fejlesztésével ügyfeleink által támasztott elvárásoknak az eddigieknél még jobban megfeleljünk és kiszolgálásukat hatékonyabbá tegyük.

A rendszer kialakításakor az ISO 9000 szabvány elvei adták az irányvonalakat.

Az ügyfélközpontúságot központi kérdésként kezeltük eddig is, így a rendszer bevezetésekor a legfontosabb szempontnak állítottuk be, hiszen a cég eredményessége ügyfelei bizalmán múlik. Folyamatosan ismernünk kell problémáikat, szükségleteiket, amiket elvárásaiknak megfelelően kell kielégíteni.

A vezetésnek elkötelezetten kell gondoskodni a kitűzött célok és a szervezet belső környezetének egységéről, melyben a kollégák maximálisan részt vesznek a vállalati célok megvalósításában. Biztosítja a munkatársak bevonását a folyamatok tervezésébe és működtetésébe, így válik lehetővé képességeik hatékony kihasználása a szervezet és ügyfelei javára.

A feladatok elvégzéséhez szükséges erőforrások és tevékenységek irányítása folyamatszemléletű és az egymással összefüggő folyamatok rendszerekben kerülnek összefogásra. Ezeknek megértése és irányítása az adott célok elérése érdekében nagyban hozzájárul a szervezet hatékonyságához. Állandó cél a folyamatos fejlesztés, a kiszolgálás és szolgáltatások magas színvonalú kialakítása. A folyamatokban tényeken alapuló döntéshozatal történik, amik az adatok és információk logikai elemzésén alapulnak.

A bevezetés során áttekintettük a cég folyamatait, minősítettük a meglévőket, meghatároztuk a - szabvány követelményei szerint - hiányzó rendszerelemeket és a cég értékesítési, döntési folyamataiban illetve szervezeti felépítésében tervezett változtatásokat. Megfogalmaztuk a minőségpolitikát és annak keretén belül a minőségcélokat.

Összeállítottuk a szabályozás alapjául szolgáló Minőségügyi Kézikönyvet és - a cég folyamatait, valamint azok felelőseit tényszerűen leíró - Eljárásokat (folyamatleírásokat).

A jóváhagyott dokumentációt és követelményeit oktatás keretében átadtuk az érintett munkatársaknak.

Miután a rendszer bevezetése minden területen megtörtént, és működtek azok az elemek is, amelyek a hibakeresést és a fejlesztést célozzák (vevői elégedettségmérés, belső auditok: helyesbítő, megelőző tevékenységek), sor került a rendszer független tanúsító cég általi tanúsíttatására.

A bevezetés eddigi tapasztalatai alapján úgy ítéljük meg, hogy a folyamatok szabályozottsága nőtt, ami reményeink szerint a működés hatékonyságának javítását eredményezi. A tanúsítvány megszerzésével igazoltuk, hogy minőségirányítási rendszerünk a szabványnak megfelelően működik, azaz a cég méltó megrendelői bizalmára, de ez nem jelenti azt, hogy tökéletes, és nincs mód további fejlesztésekre. A rendszer szabványszerűségét a tanúsító évente ellenőrzi felügyeleti, háromévente megújító auditokkal.

A 2009-es évre kitűzött minőségcéljaink keretében vevőkörünk további szélesítését tervezzük honlapunk vevő-centrikusabbá, informatívabbá, és egyszerűbben kezelhetővé alakításával. Vevői és ajánlati folyamatkezelésünk pontosabb követése és fejlesztése érdekében egyéb hatékony szoftverek bevezetését is kezdeményeztük.

A rendszer bevezetésével a fent leírtakon túl, a szigorúbb feltételekkel kiírt közbeszerzési pályázatokon is önálló részvételi lehetőséget teremtettünk.

Remélem, ezzel a lépéssel is ügyfeleink hatékonyságát tudjuk szolgálni.

Hatékony munkát kívánok!

Dóka Károly - hatékonysági tanácsadó